Conditions d'accès autorisé à l'Institut Vecteur

Cartes d'accès

Toutes les cartes d'accès aux bâtiments sont autorisées par l'Institut Vector et appartiennent au Campus d'innovation Schwartz Reisman . Il est interdit de posséder sciemment une carte d'accès non autorisée à l'Institut Vector. L'utilisation d'une carte d'accès par une personne autre que son titulaire autorisé est interdite.

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Interdiction de photographier et d'enregistrer sur support audio ou vidéo

Afin de protéger la confidentialité du travail à l'Institut Vecteur et la vie privée des personnes qui y travaillent, il est interdit de prendre des photos et d'effectuer des enregistrements audio ou vidéo sans autorisation, ainsi que de publier des photos ou des enregistrements sur les médias sociaux. Pour être clair, cela ne vous empêche pas d'agir dans un but d'entraide et de protection de vous-même et/ou d'individus et lorsqu'il n'y a pas d'intérêt supérieur pour l'Institut Vecteur.

Politiques

L'Institut Vecteur s'engage à instaurer un environnement de travail respectueux et courtois, ainsi qu'un environnement de travail sûr, exempt de discrimination et de harcèlement. À ce titre, vous êtes tenu de respecter les lois suivantes :

• Code des droits de la personne de l'Ontario ( http://www.ohrc.on.ca/fr/code-des-droits-de-la-personne-de-lontario )

• Loi sur la santé et la sécurité au travail et ses règlements ( https://www.ontario.ca/laws/statute/90o01 )

  Vous êtes également tenu d'adhérer à toutes les lois applicables et aux politiques de l'Institut Vecteur telles qu'elles sont élaborées, y compris sans perte de généralité :

• Code de conduite

• Politique en matière de violence sur le lieu de travail

• Politique en matière de harcèlement au travail

• Politique de santé et de sécurité au travail

• Politique d'accessibilité et plan pluriannuel

• Politique de diversité et d'inclusion

• Politique de lutte contre la drogue et l'alcool sur le lieu de travail

• Politique en matière de propriété intellectuelle

• Politique d'utilisation appropriée des technologies de l'information et de la communication

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W1140-108, rue College, Toronto (Ontario) M5G 0C6

Les politiques de l'Institut Vector peuvent être clarifiées, modifiées, complétées ou supprimées à tout moment, à la discrétion de Vector. Ces modifications seront communiquées par voie électronique et affichées dans les locaux de Vector dès que possible. Vous êtes conscient(e) que la liste ci-dessus n'est pas exhaustive et que ces politiques, ainsi que toutes celles de l'Institut Vector, sont disponibles dans les locaux de Vector. Je dois en prendre connaissance. En signant ce document, vous acceptez de les respecter dans le cadre de vos activités pour l'Institut Vector.

Je confirme que j'ai lu et compris le contenu de ce document et les éléments qui y sont mentionnés et que je m'y conformerai.

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INSTITUT VECTORIEL

Code de conduite

1. Application

   La présente politique s'applique à toutes les personnes (" personnes ") employées et/ou engagées par l'Institut Vecteur (" société "), y compris les employés permanents et temporaires, les membres du corps enseignant, les chercheurs, les prestataires de services et les bénévoles.

2. Objectif

   Le bon fonctionnement de la société repose sur les principes de loyauté et de conduite éthique de tous les individus. La société s'engage à respecter les normes éthiques les plus strictes dans ses activités de recherche et ses activités commerciales. Sa réputation d'intégrité et d'excellence exige le respect de l'esprit et de la lettre des lois et réglementations applicables, ainsi que le respect des normes de conduite et d'intégrité personnelle les plus élevées.

   La société s'engage à :

   Fournir un environnement dans lequel toutes les personnes sont traitées avec respect et dignité ;

   Des pratiques d’emploi équitables, reconnaissant la valeur de la formation et du développement des employés; et prenant toutes les précautions raisonnables pour offrir un environnement de travail sûr et sain.

   Les recherches développées dans le cadre normal des activités de la Société ne sont pas couvertes par ce Code. Cependant, toutes les recherches, la propriété intellectuelle et les produits de l'Institut Vector, y compris la recherche, les implémentations de référence, les collaborations et les projets, ainsi que les autres activités de commercialisation, doivent être conformes à la législation et aux réglementations applicables ou, en l'absence de législation applicable, aux meilleures pratiques de l'industrie telles que les principes de confiance et de sécurité de l'IA de Vector .

3. Principes d'éthique

   Chaque personne doit se comporter à tout moment avec intégrité, de manière éthique et professionnelle, et conformément au présent Code. Sans limiter la généralité de cette obligation, chaque personne doit :

   Agir avec honnêteté et respecter les normes éthiques les plus élevées afin de garantir l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité de la société ;

   Exercer ses fonctions et se conduire de manière prudente, ouverte et transparente, respectueuse et courtoise envers les autres personnes et exempte de toute discrimination et de tout harcèlement ;

   Veiller à ce que ses actions au nom de la société soient impartiales et objectives et à ce que les choix soient faits sur la base du mérite ;

   Respecter les droits, les biens et les privilèges de la société, des autres personnes, des clients et des visiteurs ;

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   utiliser les actifs de la société de manière responsable et légale lorsqu'ils sont dûment autorisés à le faire, notamment en protégeant les actifs et les informations contre le vol, la fraude, la destruction, le vandalisme et la négligence ; et

   Respecter toutes les autres politiques de la Société qui s'appliquent à l'individu et/ou aux circonstances, y compris les politiques décrites ci-dessous.

4. Dispositions générales/politiques/lignes directrices

   1. Conflit d'intérêts

      Les personnes doivent veiller à éviter les conflits d'intérêts potentiels, apparents et réels. Les personnes doivent se conformer à la politique du Conseil en matière de conflits d'intérêts.

   2. Confidentialité des informations

      Les individus sont responsables d’assurer la confidentialité des renseignements obtenus dans le cadre de leur travail ou de leur association avec la Société et doivent adhérer à la Politique de confidentialité du Conseil .

   3. Communications

      Les communications externes avec le public ou les médias concernant les positions officielles de Vector sur des questions controversées du domaine public et les positions gouvernementales relèvent de la responsabilité de la Société, et seules les personnes autorisées à parler en son nom peuvent aborder ces questions . Le président du conseil d'administration ou son représentant, le PDG, le chef de l'exploitation et le chef des finances, le directeur des communications et de la mobilisation et les autres hauts dirigeants de la Société sont les porte-parole autorisés de la Société à cet égard. La Société doit se conformer au protocole de communication établi dans l'accord de paiement de transfert conclu avec le ministère du Développement économique, de la Création d'emplois et du Commerce de l'Ontario, ainsi qu'à toute autre entente ou loi applicable.

   4. Propriété intellectuelle

      L'adoption et la commercialisation des technologies d'intelligence artificielle constituent un élément clé du mandat de la Société . Les individus doivent se conformer à la Politique de propriété intellectuelle de la Société.

   5. Avantage personnel et aide aux tiers

      Il est interdit aux particuliers d'utiliser à des fins personnelles les actifs de la Société, y compris les systèmes de communication électronique (Internet, intranet, extranet, courriel, téléphones et appareils mobiles), ni d'en tirer profit . Il est interdit également d'aider des tiers dans leurs relations avec la Société lorsque cela entraînerait un traitement préférentiel ou un avantage pour une personne ou une organisation .

   6. Harcèlement au travail et diversité

      Conformément à la Politique de la Société sur le harcèlement en milieu de travail, à la Politique sur la violence en milieu de travail et aux autres politiques et programmes connexes, toute forme de discrimination et de harcèlement est strictement interdite . La Société se conforme à toutes les lois applicables, notamment au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Chaque personne a le droit d'être à l'abri de la discrimination et du harcèlement. La Société s'engage à offrir un milieu de travail où chacun est traité avec dignité et respect.

      La Société ne pratique aucune discrimination à l'embauche ni à aucun moment de la relation de travail, et ne tolère aucune discrimination, harcèlement ou représailles pour avoir soulevé des préoccupations à ce sujet. La Société prend au sérieux les allégations de violation des droits de la personne ou de sécurité au travail. Chaque personne doit veiller à ce que son comportement et

      s'assurer que leur conduite au sein de la Société est exempte de harcèlement et de discrimination envers autrui . Les personnes sont tenues de signaler immédiatement au PDG, au directeur de l'exploitation/directeur financier et/ou au responsable des ressources humaines tout incident de discrimination ou de harcèlement sur le lieu de travail dont elles sont témoins ou dont elles ont connaissance, et de collaborer à toute enquête. Toute allégation de ce type sera traitée de manière appropriée par la Société.

      Le harcèlement sur le lieu de travail consiste en une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur le lieu de travail, dont on sait ou devrait raisonnablement savoir qu'ils sont importuns, et comprend le harcèlement sexuel sur le lieu de travail : le harcèlement sur le lieu de travail en raison du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre ou de l'expression de genre, ou le fait de faire une sollicitation ou une avance à caractère sexuel lorsque la personne qui fait la sollicitation ou l'avance est en mesure de conférer, d'accorder ou de refuser un avantage ou une promotion au travailleur et que cette personne sait ou devrait raisonnablement savoir que la sollicitation ou l'avance n'est pas la bienvenue.

      La Société ne tolère pas non plus la violence au travail, c'est-à-dire l'exercice de la force physique par une personne contre un travailleur, dans un lieu de travail, qui cause ou pourrait causer des blessures corporelles au travailleur; une tentative d'exercer une force physique contre un travailleur, dans un lieu de travail, qui pourrait causer des blessures corporelles au travailleur; ou une déclaration ou un comportement qu'il est raisonnable pour un travailleur d'interpréter comme une menace d'exercer une force physique contre le travailleur, dans un lieu de travail, qui pourrait causer des blessures corporelles au travailleur .

5. Conformité

   Le respect du présent Code est une condition d'emploi au sein de la Société. Toute personne doit signaler au PDG, au directeur de l'exploitation/directeur financier et/ou au responsable des ressources humaines toute violation du présent Code dont elle est témoin ou dont elle prend connaissance, et coopérer à toute enquête. Aucune représaille ne sera exercée contre toute personne effectuant un tel signalement ou soulevant des questions ou des préoccupations concernant tout sujet lié au Code, tant qu'elle agit de bonne foi . Toute violation présumée du Code fera l'objet d'une enquête équitable et approfondie, respectueuse de toutes les parties concernées. Selon la gravité du cas, toute violation avérée peut entraîner des mesures disciplinaires immédiates pouvant aller jusqu'au licenciement pour motif valable.

   Les personnes doivent adhérer à ce code lorsqu'elles cessent leurs relations avec la société, dans la mesure où les principes et les règles de conduite restent applicables.

6. Mise en œuvre du code

   La responsabilité de la mise en œuvre du présent Code incombe au PDG de la Société (ou à son délégué). Il incombe à chacun de connaître, de comprendre et de respecter le présent Code, ainsi que les programmes connexes . En cas de doute quant à l'acceptabilité d'une action, il doit en discuter avec la Société .

   Les accords avec les entrepreneurs comprendront une disposition exigeant qu’ils se conforment au présent Code .

   Ce Code sera publié électroniquement et mis à la disposition de toutes les personnes employées et/ou engagées par la Société .

7. Amendement

Cette politique peut être modifiée par le Conseil .

Dernière mise à jour : 13 novembre 2023 Date d'approbation de la politique : 12 juin 2017 Politique approuvée par : Conseil d'administration

Politique en matière de violence sur le lieu de travail

1. Déclaration d'engagement

   L'Institut Vector (" la Société ") s'engage à fournir et à maintenir un lieu de travail exempt de violence. Tout acte de violence sur le lieu de travail est une conduite inacceptable qui ne sera pas tolérée. Personne ne doit soumettre un travailleur à la violence au travail, ni permettre ou créer des conditions qui favorisent la violence au travail. L'entreprise demande donc à chacun d'adopter un comportement qui facilite la création d'un environnement de travail respectueux et propice à la réalisation de l'excellence.

   La violence au travail est interdite par la législation canadienne, notamment par la Loi sur la santé et la sécurité au travail (la « LSST ») de l'Ontario. La Société prendra toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour protéger les travailleurs. Cela comprend la protection des travailleurs contre les risques de violence au travail .

   La Société encourage le signalement de tout incident de violence au travail, quel qu'en soit l'auteur. Tout manquement à cette politique sera traité de manière appropriée aux circonstances et pourra entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement pour motif valable .

2. Objet de la présente politique

   La présente Politique sur la violence au travail (la « Politique ») vise à maintenir un milieu de travail exempt d'actes et de menaces de violence. Elle exprime clairement l'engagement de la Société à agir promptement face à tout incident ou menace de violence et à créer un environnement où la violence ne sera pas tolérée . Les objectifs de la Politique sont les suivants :

   • démontrer et promouvoir l'engagement de la société à protéger la dignité et les droits de ses employés ;

   • alerter et éduquer les employés sur le fait que la violence est interdite par les lois du Canada ;

   • confirmer que la société ne peut tolérer un comportement susceptible de porter atteinte à la sécurité ou à la productivité de l'un de ses employés ;

   • démontrer l'engagement de la société à protéger les employés contre la violence sur le lieu de travail ;

   • s'attaquer à la violence provenant de toutes les sources possibles (clients, direction, employés, étrangers, partenaires domestiques) ; et

   • décrire les rôles et les responsabilités des parties prenantes sur le lieu de travail dans le soutien de la politique et du programme de lutte contre la violence sur le lieu de travail.

3. Champ d'application

   Cette politique s'applique aux travailleurs, définis au sens large dans la LSST comme incluant « une personne qui effectue un travail ou fournit des services contre rémunération ». Cette définition inclut tous les employés (permanents, temporaires, à temps partiel, à temps plein), les professeurs, les employés détachés, les étudiants/stagiaires et les prestataires de services. La politique s'applique également aux membres du conseil d'administration et aux bénévoles.

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4. Définitions

   1. Violence sur le lieu de travail

      La violence au travail est définie dans la LSST comme suit :

      • l'exercice d'une force physique par une personne contre un travailleur, sur un lieu de travail, qui cause ou pourrait causer un préjudice physique au travailleur,

      • une tentative d'exercer une force physique contre un travailleur, sur un lieu de travail, qui pourrait causer des blessures physiques au travailleur,

      • une déclaration ou un comportement qu’il est raisonnable pour un travailleur d’interpréter comme une menace d’exercer une force physique contre lui, sur un lieu de travail, qui pourrait lui causer des blessures corporelles .

   2. Lieux de travail

      La présente politique sera appliquée dans les locaux et emplacements de la Société, là où les travailleurs travaillent et où se déroulent les activités liées à l'activité de la Société. Ces activités comprennent :

      • les activités dans les bureaux, les cantines et les autres locaux de l'entreprise ;

      • les événements liés à la société, y compris les activités extérieures ;

      • les situations de travail en dehors des locaux exploités par la Société, y compris les missions de travail externes, les conférences liées au travail et les sessions de formation ; et

      • activités dans d’autres lieux où la violence ou les menaces de violence peuvent avoir un impact ultérieur sur la relation ou l’environnement de travail.

5. Informations

   1. Information et instruction concernant la violence sur le lieu de travail

      La Société fournira aux individus des renseignements et des instructions qui leur conviennent sur le contenu de la Politique et du programme concernant la violence au travail .

      Les informations fournies aux individus peuvent inclure des informations personnelles liées à un risque de violence au travail de la part d'une personne ayant des antécédents de comportement violent si..,

      1. on peut s'attendre à ce que l'individu rencontre cette personne dans le cadre de son travail ; et

      2. le risque de violence au travail est susceptible d’exposer l’individu à des blessures physiques .

      La Corporation ne divulguera pas plus d'informations personnelles qu'il n'est raisonnablement nécessaire pour protéger l'individu d'un préjudice physique.

   2. Violence domestique

      Si la Société prend connaissance, ou devrait raisonnablement prendre connaissance, d'un risque de violence conjugale susceptible d'exposer une personne à des blessures corporelles sur son lieu de travail, elle prendra toutes les précautions raisonnables pour protéger cette personne . Il incombe à la personne confrontée à un risque de violence conjugale susceptible d'affecter son lieu de travail d'en informer la Société, par l'intermédiaire du PDG, du directeur de l'exploitation/directeur financier ou du responsable des ressources humaines .

   3. Évaluation des risques de violence sur le lieu de travail

      La Société évaluera les risques de violence au travail qui peuvent découler de la nature du lieu de travail, du type de travail ou des conditions de travail .

      La Société réévaluera les risques de violence au travail aussi souvent que nécessaire pour s'assurer que la présente politique et le programme connexe continuent de protéger les individus contre la violence au travail.

      Les évaluations et réévaluations tiendront compte des éléments suivants

      1. circonstances qui seraient communes à des lieux de travail similaires;

      2. circonstances propres au lieu de travail; et

      3. tout autre élément prévu par la loi.

      L'évaluation et la réévaluation du risque de violence au travail tiendront également compte des éléments suivants

      1. l'existence de risques potentiels dus aux interactions avec le public, les employés et les clients ; et

      2. les plans de sécurité de la Société.

      La Société informe son représentant en matière de santé et de sécurité des résultats des évaluations et réévaluations et lui en fournit une copie si l'évaluation ou la réévaluation est faite par écrit.

      Le représentant de la santé et de la sécurité communiquera avec la direction au sujet de l'identification des risques et atténuera tout risque identifié.

6. Programme de lutte contre la violence au travail

   La Société élaborera et maintiendra un programme de mise en œuvre de la présente politique. Sans limiter la généralité du paragraphe ci-dessus, le programme devra :

   1. comprennent des mesures et des procédures visant à maîtriser les risques identifiés dans l'évaluation décrite ci-dessus comme étant susceptibles d'exposer un travailleur à des lésions corporelles ;

   2. inclure des mesures et des procédures permettant de demander une assistance immédiate en cas de violence sur le lieu de travail ou de risque de violence sur le lieu de travail ;

   3. inclure des mesures et des procédures permettant aux travailleurs de signaler à l'employeur ou à la direction les incidents de violence sur le lieu de travail ;

   4. définir la manière dont l'entreprise enquêtera et traitera les incidents ou les plaintes concernant la violence sur le lieu de travail ; et

   5. inclure tous les éléments prescrits par la loi .

7. Responsabilités

   1. Devoirs de gestion

      La direction informera les personnes employées et/ou engagées par la société de l'existence de tout danger potentiel ou réel pour la santé ou la sécurité de l'individu dont la direction a connaissance, y compris les informations personnelles soumises aux dispositions ci-dessus.

      La direction prendra toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour protéger les employés et les autres personnes. Elle se conformera à toutes les autres obligations qui lui incombent en vertu de la LSST.

   2. Devoirs des employés et autres personnes

      La personne informera le PDG, le directeur de l’exploitation/directeur financier ou le directeur des ressources humaines et des services généraux de tout incident ou risque de violence au travail dont elle a connaissance.

8. Sanctions

   Un employé qui soumet un autre employé à la violence au travail (y compris les menaces de violence au travail) peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement motivé. Les autres personnes qui soumettent un employé ou une autre personne à la violence sur le lieu de travail feront l'objet de sanctions appropriées compte tenu de leur relation avec l'entreprise.

9. Représailles

   La présente politique interdit les représailles contre les personnes qui, de bonne foi, signalent des incidents de violence au travail ou témoignent . La Société prendra toutes les mesures raisonnables et pratiques pour prévenir les représailles, les menaces de représailles ou toute nouvelle violence. Les représailles sont définies comme tout acte de représailles, direct ou indirect, et incluent la confrontation d'un plaignant ou d'un témoin au sujet de sa plainte ou de son témoignage. Les représailles constituent une violation grave de la présente politique et doivent être signalées immédiatement .

   Tout employé se livrant à des représailles fera l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement motivé. Les autres personnes feront l'objet de sanctions appropriées compte tenu de leur relation avec la Société.

10. Diffusion de la politique

    Cette politique sera affichée bien en vue sur le lieu de travail . Elle sera remise à tous les employés, bénévoles et membres du conseil d'administration, et sera envoyée aux nouveaux employés . Tous les employés et bénévoles seront invités à signer pour confirmer qu'ils ont lu et compris la politique.

11. Amendement

La présente politique sera réexaminée aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an. La présente politique peut être modifiée par le conseil d'administration.

Dernière mise à jour : 26 novembre 2024

Date d'approbation de la politique : 6 décembre 2017

Politique approuvée par : le conseil d'administration

Politique en matière de harcèlement au travail

1. Objectif

   La Politique de la Société sur le harcèlement au travail (la Politique) vise à renforcer l'engagement de Vector Institute (la « Société ») à offrir un environnement de travail où tous les travailleurs sont traités avec respect et dignité, et un lieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement. Aucun harcèlement ne sera toléré de la part de quiconque sur le lieu de travail (y compris la direction, les travailleurs et le public).

   La Société a pour politique de traiter les incidents de harcèlement et de discrimination avec sérieux et sensibilité. Tout employé de la Société qui enfreint cette politique s'expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement pour motif valable, selon les circonstances. Toute personne qui soumet un employé ou une autre personne à du harcèlement au travail s'expose à des sanctions appropriées compte tenu de son lien avec la Société.

2. Champ d'application

   Cette politique s'applique aux « travailleurs », terme largement défini dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail (la « LSST ») comme incluant « une personne qui effectue un travail ou fournit des services contre rémunération » . Cette définition inclut tous les employés (permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein), les professeurs, les employés détachés, les étudiants/stagiaires et les prestataires de services. Elle s'applique également aux membres du conseil d'administration et aux bénévoles .

   La présente politique s'applique au harcèlement et/ou à la discrimination dans tous les aspects de l'emploi, y compris, mais sans s'y limiter, le recrutement, la promotion, la perception d'avantages sociaux, le licenciement, la mise à pied, l'évaluation du rendement et les conditions de travail. Tous les travailleurs doivent être traités sur un pied d'égalité, quels que soient leur race, leur ascendance, leur lieu d'origine, leur couleur, leur origine ethnique, leur citoyenneté, leurs croyances, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur expression de genre, leur âge, leur casier judiciaire, leur état matrimonial, leur situation familiale, leur handicap ou tout autre motif de discrimination interdit.

3. Politique

   Le harcèlement sur le lieu de travail et le harcèlement sexuel sur le lieu de travail sont inacceptables et interdits au sein de l'entreprise. Le harcèlement et le harcèlement sexuel sont contraires à la loi et il incombe à tous les travailleurs de se comporter en conséquence.

4. Définitions

   1. Harcèlement au travail

      Le harcèlement au travail est défini dans la LSST comme suit :

      1. se livrer à des commentaires ou à des comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur un lieu de travail, y compris virtuellement par l'utilisation des technologies de l'information et des communications, en raison de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre ou de son expression de genre, lorsque ces commentaires ou comportements sont connus ou devraient raisonnablement être connus comme étant importuns, ou

      2. le harcèlement sexuel sur le lieu de travail (défini ci-dessous).

         Institut Vecteur

         Campus d'innovation Schwartz Reisman

         108, rue College , bureau W1140 I Toronto (Ontario) I MSG 0C6

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         Les mesures raisonnables prises par l'employeur en matière de gestion et de direction des travailleurs ou du lieu de travail ne constituent pas du harcèlement au travail. L'exercice normal des responsabilités de supervision, y compris la programmation, la formation, l'évaluation, le conseil et la discipline lorsque cela est justifié, ne constitue pas un harcèlement sur le lieu de travail.

         Bien que le harcèlement soit généralement basé sur un comportement récurrent, dans certains cas, un seul incident peut être suffisamment grave pour constituer un harcèlement .

         Le Code des droits de la personne de l’Ontario (le « Code ») définit le « harcèlement » de la même manière et prévoit que « toute personne qui est un employé a le droit d’être à l’abri du harcèlement au travail de la part de l’employeur ou de son agent ou d’un autre employé en raison de sa race, de son ascendance, de son lieu d’origine, de sa couleur, de son origine ethnique, de sa citoyenneté, de ses croyances, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son expression de genre, de son âge, de son casier judiciaire, de son état matrimonial, de sa situation familiale ou de son handicap. »

   2. Harcèlement sexuel sur le lieu de travail

      Le harcèlement sexuel sur le lieu de travail :

      1. se livrer à une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur un lieu de travail en raison de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre ou de son expression de genre, lorsque l'on sait ou que l'on devrait raisonnablement savoir que ces commentaires ou comportements ne sont pas les bienvenus, ou

      2. faire une sollicitation ou une avance sexuelle lorsque la personne qui fait la sollicitation ou l'avance est en mesure de conférer, d'accorder ou de refuser un avantage ou un avancement au travailleur et qu'elle sait ou devrait raisonnablement savoir que la sollicitation ou l'avance n'est pas souhaitée.

      Le Code interdit également expressément « le harcèlement sur le lieu de travail en raison du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre ou de l’expression de genre par son employeur ou un agent de l’employeur ou par un autre employé ».

   3. Exemples de harcèlement au travail

      Les exemples de harcèlement au travail comprennent, sans s'y limiter :

      • Les brimades sur le lieu de travail ou les comportements agressifs, qui comprennent les remarques grossières, dégradantes ou offensantes, le fait de discréditer une personne, de répandre des rumeurs, de la ridiculiser, de l'humilier, de mettre en cause ses convictions ou sa vie privée, ou de crier des injures.

      • La cyberintimidation au travail peut impliquer des comportements tels que l’envoi de courriers électroniques non sollicités et/ou menaçants, la propagation de rumeurs, la formulation de commentaires diffamatoires sur la victime en ligne, le harcèlement de la victime lors d’une discussion en direct.

      • Le harcèlement sexuel ou racial, ou le fait de harceler quelqu'un sur la base d'un motif interdit par la législation sur les droits de l'homme, notamment la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, les antécédents judiciaires, l'état matrimonial, la situation de famille ou le handicap.

      • Refuser de parler ou de travailler avec une personne ou la traiter différemment en raison de sa race, de son ascendance, de son lieu d'origine, de sa couleur, de son origine ethnique, de sa citoyenneté, de sa croyance, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son expression de genre, de son âge, de son casier judiciaire, de son état matrimonial, de sa situation familiale ou de son handicap.

5. Lieux de travail

   La présente politique sera appliquée dans les locaux de la Société, y compris virtuellement grâce aux technologies de l'information et des communications, et là où se déroulent les activités liées à ses activités. Ces activités comprennent :

   • les activités dans les bureaux, les cantines et les autres locaux de l'entreprise ;

   • les événements liés à la société, y compris les activités extérieures ; ou

   • les situations de travail en dehors des locaux exploités par l'entreprise, y compris les missions externes, les conférences liées au travail et les sessions de formation.

6. Rôles et responsabilités

   1. Devoirs de gestion

      La direction fournira à tous les travailleurs des informations et des instructions appropriées aux circonstances concernant le contenu de cette politique et du programme de lutte contre le harcèlement en milieu de travail de la Société .

      La direction veillera également à ce que

      1. une enquête est menée sur les incidents et les plaintes de harcèlement au travail, en fonction des circonstances ; et

      2. le travailleur présumé victime de harcèlement au travail et le harceleur présumé, s'il s'agit d'un travailleur de la Société, sont informés par écrit des résultats de l'enquête et de toute mesure corrective qui a été prise ou qui sera prise à la suite de l'enquête.

   2. Devoirs des travailleurs

      Pour garantir le respect de la politique, tous les travailleurs sont censés

      • Traiter chaque personne sur le lieu de travail avec dignité et de manière respectueuse, sans intimidation ni harcèlement.

      • Modifier leur propre comportement lorsqu'ils se rendent compte que ce comportement risque de nuire, d'intimider, de menacer ou d'offenser autrui.

      • Refuser d'accepter un comportement harcelant de la part d'autrui, qu'il provienne de la direction, de collègues, de membres de la famille ou d'un membre du public.

      • Intervenir et/ou signaler les cas de comportement inapproprié de la part d'autres personnes qui pourraient être assimilés à du harcèlement sur le lieu de travail.

      • Soutenez les autres victimes de harcèlement au travail.

      • Coopérer pleinement à une enquête sur le harcèlement au travail.

      • Conserver les preuves relatives aux cas de harcèlement présumé sur le lieu de travail, en consignant les dates, les heures et les noms des témoins.

7. Signaler le harcèlement sur le lieu de travail

   Tous les travailleurs doivent rester vigilants face au harcèlement . Tout travailleur ayant connaissance ou ayant des raisons de s'inquiéter de harcèlement au travail ou de harcèlement sexuel doit signaler ces incidents au directeur des ressources humaines et des services généraux, au chef de l'exploitation/directeur financier ou au PDG de la Société . Les signalements peuvent être effectués verbalement ou par écrit . Ils doivent être effectués dans les meilleurs délais, compte tenu des circonstances de l'incident.

   La Société enquêtera sur toutes les plaintes ou incidents de harcèlement au travail et les traitera de manière équitable, respectueuse et rapide. Les informations fournies au sujet d'un incident ou d'une plainte ne seront divulguées que dans les cas suivants :

   nécessaire pour protéger les travailleurs, pour enquêter sur la plainte ou l’incident, pour prendre des mesures correctives ou comme l’exige la loi.

   Tous les travailleurs sont tenus de respecter cette politique et seront tenus responsables par la Société en cas de non-respect. Les travailleurs ne seront ni pénalisés ni sanctionnés pour avoir signalé un incident de bonne foi ou pour avoir participé à une enquête sur du harcèlement au travail .

   La Société traitera tout signalement de harcèlement ou de discrimination comme une affaire sérieuse et y répondra dans les meilleurs délais.

8. Vie privée et confidentialité

   L'entreprise s'engage à préserver la vie privée et la confidentialité des informations obtenues à propos d'un incident ou d'une plainte de harcèlement au travail, y compris les informations d'identification individuelle, à moins que leur divulgation ne soit nécessaire aux fins de l'enquête ou de la prise de mesures correctives, ou à moins que leur divulgation ne soit autrement exigée par la loi.

9. Représailles, fausses plaintes et plaintes non fondées

   Aucune mesure disciplinaire ni représailles ne peut être prise contre un plaignant qui agit de bonne foi et exerce ses droits en vertu de la présente Politique et de la loi, même si la plainte s'avère fausse, impossible à vérifier ou si le comportement dénoncé ne constitue pas du harcèlement ou de la discrimination . Toutefois, une fausse accusation portée par une personne qui la sait fausse constitue une infraction à la présente Politique et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement pour motif valable, ou d'autres sanctions appropriées compte tenu du lien de la personne avec la Société.

   Tout employé qui se livre à des représailles fera l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement motivé (c'est-à-dire sans préavis ni indemnité de préavis ou autre indemnité de licenciement). Les autres personnes feront l'objet de sanctions appropriées compte tenu de leur relation avec la société.

10. Programme de lutte contre le harcèlement au travail

    La Société élaborera et maintiendra un programme de mise en œuvre de la présente politique. Sans limiter la généralité de cette obligation, le programme devra :

    1. inclure des mesures et des procédures permettant aux travailleurs de signaler les incidents de harcèlement au travail à leur supérieur ou à l'employeur ;

    2. inclure des mesures et des procédures permettant aux travailleurs de signaler les incidents de harcèlement au travail à une personne autre que l'employeur ou le supérieur hiérarchique, si l'employeur ou le supérieur hiérarchique est l'auteur présumé du harcèlement ;

    3. définir la manière dont les incidents ou les plaintes pour harcèlement au travail seront examinés et traités ;

    4. indiquer comment les informations obtenues au sujet d'un incident ou d'une plainte de harcèlement au travail, y compris les informations permettant d'identifier les personnes concernées, ne seront pas divulguées, sauf si la divulgation est nécessaire pour enquêter sur l'incident ou la plainte ou pour prendre des mesures correctives à cet égard, ou si elle est autrement requise par la loi ; et

    5. préciser comment un travailleur qui aurait été victime de harcèlement au travail et le présumé harceleur, s’il s’agit d’un travailleur de l’employeur, seront informés des résultats de l’enquête et de toute mesure corrective qui a été prise ou qui sera prise à la suite de l’enquête .

    Le programme de lutte contre le harcèlement en milieu de travail doit être révisé aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an, afin de garantir qu’il met en œuvre adéquatement la présente politique .

11. Diffusion de la politique

    Cette politique sera affichée à un endroit bien visible sur le lieu de travail. Elle sera remise à tous les travailleurs, bénévoles et membres du conseil d'administration et sera envoyée aux nouveaux employés. Tous les travailleurs et les bénévoles devront signer pour confirmer qu'ils ont lu et compris la politique.

12. Amendement

La présente politique sera réexaminée aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an. La présente politique peut être modifiée par le conseil d'administration.

Dernière mise à jour : 3 décembre 2024

Date d'approbation de la politique : 6 décembre 2017

Politique approuvée par : le conseil d'administration

Politique de santé et de sécurité au travail

1. Objet de la présente politique

   La présente politique de santé et de sécurité (« la Politique ») a pour objectif de présenter l'engagement de Vector Institute (« la Société ») à offrir un milieu de travail sain et sécuritaire et à protéger la santé, la sécurité et le bien-être de ses travailleurs. Cette politique est établie conformément aux exigences de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (la « LSST ») et décrit les attentes des employés et de la direction de la Société en matière de santé et de sécurité au travail.

2. Champ d'application

   Cette politique s'applique aux travailleurs, définis au sens large dans la LSST comme incluant « une personne qui effectue un travail ou fournit des services contre rémunération ». Cette définition inclut tous les employés (permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein), les professeurs, les employés détachés, les bénévoles, les étudiants/stagiaires et les prestataires de services . La politique s'applique également aux membres du conseil d'administration .

3. Définitions

   1. Harcèlement au travail

      Le harcèlement au travail est défini dans la LSST comme suit :

      1. se livrer à une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur un lieu de travail, dont on sait ou devrait raisonnablement savoir qu'ils sont importuns, ou

      2. le harcèlement sexuel sur le lieu de travail (défini ci-dessous).

         Les mesures raisonnables prises par l'employeur en matière de gestion et de direction des travailleurs ou du lieu de travail ne constituent pas du harcèlement au travail. L'exercice normal des responsabilités de supervision, y compris la programmation, la formation, l'évaluation, le conseil et la discipline lorsque cela est justifié, ne constitue pas un harcèlement sur le lieu de travail.

         Bien que le harcèlement soit généralement basé sur un modèle de comportement continu, dans certains cas, un incident unique peut être suffisamment grave pour constituer un harcèlement.

   2. Harcèlement sexuel sur le lieu de travail

      Le harcèlement sexuel au travail est défini dans la LSST comme suit :

      1. se livrer à une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur un lieu de travail en raison de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre ou de son expression de genre, lorsque ces commentaires ou comportements sont connus ou devraient raisonnablement être connus comme étant importuns, ou

      2. faire une sollicitation ou une avance sexuelle lorsque la personne qui fait la sollicitation ou l'avance est en mesure de conférer, d'accorder ou de refuser un avantage ou un avancement au travailleur et qu'elle sait ou devrait raisonnablement savoir que la sollicitation ou l'avance n'est pas souhaitée.

      Institut Vecteur

      Campus d'innovation Schwartz Reisman

      108, rue College , bureau W1140 I Toronto , ON I MSG 0C6

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   3. Violence sur le lieu de travail

      La violence au travail est définie dans la LSST comme suit :

      1. l'exercice d'une force physique par une personne contre un travailleur, sur un lieu de travail, qui cause ou pourrait causer un préjudice physique au travailleur,

      2. une tentative d'exercer une force physique contre un travailleur, sur un lieu de travail, qui pourrait causer un préjudice physique au travailleur, ou

      3. une déclaration ou un comportement qu'un travailleur peut raisonnablement interpréter comme une menace d'exercer une force physique contre lui, sur un lieu de travail, qui pourrait lui causer un préjudice physique.

   4. Lieux de travail

      La politique sera appliquée dans les locaux et sur les sites de l'entreprise, là où les travailleurs effectuent le travail de l'entreprise et là où se déroulent les activités liées aux affaires de l'entreprise. Lorsque les travailleurs effectuent un travail pour la Société en dehors des locaux de la Société et lorsque des activités liées aux affaires de la Société ont lieu en dehors des locaux de la Société, les politiques de santé et de sécurité de l'organisation d'accueil s'appliquent également.

4. Principes

   Afin de garantir un environnement de travail sûr et sain, la société a mis en place les principes suivants :

   • La société s'efforce de créer un lieu de travail sûr et sain pour tous, avec une protection contre les accidents, les blessures, les maladies professionnelles, la violence et le harcèlement.

   • La Société prendra toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour la protection de ses travailleurs.

   • Les actes de violence ou de harcèlement sur le lieu de travail ne seront pas tolérés .

   • Chaque personne est responsable de travailler d’une manière qui ne présente pas de risque pour sa santé et sa sécurité ou pour celles des autres; de maintenir un environnement de travail sûr et sain; et de signaler toute condition et tout acte de travail dangereux, ainsi que toute infraction à la LSST.

5. Contenu

   1. Formation

      La Société élaborera, maintiendra et administrera un programme obligatoire de formation en santé et sécurité. Elle fournira l'information, les instructions et la formation nécessaires sur les devoirs et les droits en vertu de la LSST ; les rôles du ministère du Travail, de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail et du Comité mixte de santé et de sécurité ; les dangers courants en milieu de travail ; les maladies professionnelles ; les pratiques sécuritaires en milieu de travail ; et les procédures de contrôle de la sécurité au travail . Tous les travailleurs sont tenus de suivre cette formation dès que possible. La Société tiendra un registre des formations suivies par les travailleurs.

   2. Comité mixte de santé et de sécurité

      Conformément à la LSST, la Société établira et soutiendra un comité mixte de santé et de sécurité (« CMSS ») formé et compétent . Le CMSS est composé d'au moins deux personnes, dont des cadres et des non-cadres . Au moins la moitié des membres du CMSS sont des non-cadres et sont choisis par les travailleurs qu'ils représentent . Le CMSS est coprésidé par un représentant de la direction et un représentant non-cadre . Au moins un représentant de la direction et un représentant non-cadre doivent obtenir et maintenir une certification du directeur général de la prévention du ministère du Travail, en suivant les exigences de formation initiale et de perfectionnement du ministère.

      Le mandat du CMSST est d'examiner et de sensibiliser les employés aux questions de santé et de sécurité au travail, et de formuler des recommandations à la direction de la Société pour y remédier . Les membres du CMSST inspectent régulièrement le lieu de travail afin de s'assurer qu'il n'existe aucun problème de sécurité excessif et signalent toute lacune et tout accident lors de réunions régulières. Les travailleurs sont tenus de signaler sans délai au CMSST toute situation dangereuse ou dangereuse, réelle ou potentielle .

   3. L'évaluation

      Le CMSS évaluera les risques d'accident, de blessure, de maladie professionnelle, de violence et de harcèlement sur le lieu de travail. Le CMSS réévaluera ces risques aussi souvent que nécessaire pour garantir que la présente politique et les programmes connexes continuent de protéger les individus contre les risques d'accident, de blessure, de maladie professionnelle, de violence et de harcèlement.

      Le CMSS communiquera avec la direction de l'entreprise en ce qui concerne l'identification des risques et l'atténuation des risques identifiés.

   4. Les programmes

      L'entreprise élaborera et mettra en œuvre des programmes et des procédures pour la prévention des accidents, des blessures et des maladies professionnelles sur le lieu de travail. Elle élaborera des programmes et des procédures visant à prévenir la violence et le harcèlement, comme le prévoient les politiques relatives au harcèlement et à la violence sur le lieu de travail. Elle élaborera et maintiendra également un programme de mise en œuvre de la présente politique de santé et de sécurité.

6. Responsabilités

   1. Devoirs de gestion

      La direction prendra toutes les précautions raisonnables compte tenu des circonstances pour protéger tous les travailleurs, notamment contre les risques d'accident, de blessure, de maladie professionnelle, de violence et de harcèlement. Elle informera les travailleurs de toutes les règles de santé et de sécurité applicables à l'exercice de leurs fonctions et leur fournira des informations, des instructions et une supervision afin de protéger leur santé et leur sécurité. La direction est responsable de s'assurer que tous les équipements sont sécuritaires et en bon état de fonctionnement, et que les travailleurs suivent les pratiques et procédures de travail sécuritaires établies. La direction s'acquittera également de toutes ses obligations supplémentaires en vertu de la LSST et est également tenue de veiller au respect de la présente politique et de la LSST.

   2. Devoirs des employés

      Tous les travailleurs ont une certaine responsabilité en matière de santé et de sécurité au travail. Ils travailleront en toute sécurité et conformément à la LSST. Ils sont tenus de signaler dès que possible les conditions de travail dangereuses et/ou les infractions à la LSST au PDG, au directeur de l'exploitation/directeur financier, au directeur des ressources humaines et des services généraux ou au comité mixte de santé et sécurité au travail.

7. Sanctions

   Tout employé qui enfreint cette politique sera tenu pour responsable et pourra faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Les autres personnes qui enfreignent la présente politique seront soumises à des sanctions appropriées compte tenu de leur relation avec la société.

8. Diffusion de la politique

   Cette politique sera affichée dans un endroit bien visible. Elle sera remise à tous les travailleurs et aux membres du conseil d'administration et sera envoyée aux nouveaux employés.

9. Amendement

Cette politique sera révisée aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an . Elle peut être modifiée par le Conseil .

Dernière mise à jour : 11 novembre 2024

Date d'approbation de la politique : 27 mars 2017

Politique approuvée par : le conseil d'administration

Politique d'accessibilité et plan pluriannuel

1. Déclaration d'engagement

   L'Institut Vecteur (la « Société ») s'engage à répondre rapidement aux besoins d'accessibilité des personnes handicapées. Pour ce faire, il préviendra et éliminera les obstacles à l'accessibilité et respectera les exigences en matière d'accessibilité prévues par la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (la « LAPHO »). À cet égard, la Société a établi la présente Politique d'accessibilité et le présent Plan pluriannuel afin de respecter ses obligations en vertu du Règlement 191/11, « Normes d'accessibilité intégrées » (le « Règlement ») pris en application de la LAPHO.

   La Société s'efforce en tout temps de fournir des services dans le respect de la dignité et de l'autonomie des personnes handicapées. Sa vision en matière d'accessibilité est de donner aux personnes handicapées, visibles ou invisibles, les mêmes chances que les autres d'obtenir et de bénéficier des services offerts par la Société. L'objectif de la Société est de déployer des efforts raisonnables pour fournir des services de manière à respecter les principes fondamentaux d'autonomie, de dignité, d'intégration et d'égalité des chances des personnes handicapées .

2. Champ d'application

   La présente politique s'applique à toutes les personnes employées ou engagées par la Société, ainsi qu'à celles qui participent à l'élaboration des politiques, pratiques et procédures de la Société régissant la fourniture de biens, de services ou d'installations au public, et à toute autre personne qui traite avec le public ou des tiers pour le compte de la Société . Cela comprend les employés permanents et temporaires, les personnes en détachement, les professeurs, les prestataires de services, les membres du conseil d'administration et les bénévoles qui interagissent avec les employés, bénévoles, agents, clients, fournisseurs et tout autre utilisateur des services de la Société, actuels et potentiels. Les normes d'emploi énoncées à l'article 6 s'appliquent comme indiqué dans cet article.

3. Formation

   La Corporation offre une formation en personne sur l'accessibilité requise par le règlement à tous les employés de l'Institut Vecteur, y compris aux personnes qui participent à l'élaboration des politiques de la Corporation. D'autres personnes (par exemple, les chercheurs, les stagiaires, les professeurs, les détachés, les bénévoles) recevront également la formation requise.

   Le matériel de formation a été élaboré à partir du contenu mis à la disposition du public par Access Forward et la Commission des droits de l'homme de l'Ontario :

   • Introduction à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario

   • Informations sur les normes et les exigences du règlement

   • Le Code des droits de la personne de l'Ontario

   • Comprendre l'obligation d'adaptation

   • Appliquer les principes des droits de l'homme

   • Conformité et application

     Il s'agit du matériel de formation utilisé par la Société. Le matériel sera mis à jour si nécessaire.

     Institut Vecteur

     Campus d'innovation Schwartz Reisman

     108, rue College , bureau W1140 I Toronto (Ontario) I MSG 0C6

     vectorinstitute.ai

     La formation sera dispensée dès que possible et aussi souvent que nécessaire. Si des modifications sont apportées à la présente politique ou aux exigences, une formation sera dispensée pour tenir compte de ces modifications . La Société conserve un registre des dates de formation, du nombre et des noms des personnes qui en ont bénéficié .

4. Normes en matière d'information et de communication

   La société s'engage à rendre ses informations et ses communications accessibles aux personnes handicapées.

   Processus de retour d'information

   La société veillera à ce que ses procédures de réception et de traitement du retour d'information soient accessibles aux personnes handicapées en fournissant ou en faisant en sorte que soient fournis, sur demande, des formats accessibles et une aide à la communication.

   Un retour d'information peut être fourni :

   • par messagerie vocale au 647-313-1875 ;

   • par courriel à media@vectorinstitute.ai ;

   • par courrier au 108 College St. , Suite W1140, Toronto, ON, MSG 0C6; et/ou

   • en personne, en prenant rendez-vous .

     Les commentaires seront transmis au vice-président, Marketing et communications, ou dans le cas de messages vocaux, au responsable des services de bureau, qui évaluera et transmettra les commentaires (si nécessaire) au membre approprié du personnel de Vector, qui peut inclure d'autres membres des équipes de communication et d'engagement ou des services de bureau, le directeur des opérations et des finances ou le directeur des ressources humaines et des services généraux.

     La Société accusera réception de toutes les demandes de renseignements relatives à l’accessibilité et y répondra dans un délai de cinq (5) jours ouvrables .

     Formats accessibles et supports de communication

     Sur demande, la société fournira ou fera en sorte que soient fournis des formats accessibles et des supports de communication pour les personnes handicapées, conformément au règlement, comme suit :

     1. En temps utile et en tenant compte des besoins d'accessibilité de la personne en raison d'un handicap ;

     2. À un coût qui n'est pas supérieur au coût normal facturé aux autres personnes ;

     3. En consultation avec la personne qui fait la demande pour déterminer la pertinence d'un format accessible ou d'un support de communication ;

     4. La société informera le public de la disponibilité de formats accessibles et de supports de communication.

        Informations ou communications non convertibles

        Si la société détermine que les informations ou les communications ne sont pas convertibles, elle fournira à la personne qui demande les informations ou les communications,

        1. une explication de la raison pour laquelle les informations ou les communications ne sont pas convertibles ; et

        2. un résumé des informations ou communications non convertibles.

     Les informations ou les communications sont inconvertibles si :

     1. il n'est pas techniquement possible de convertir les informations ou les communications ; ou

     2. la technologie permettant de convertir les informations ou les communications n'est pas facilement disponible.

     Accessibilité du site web

     Le site Web du Vector Institute et tout le contenu Web sont conformes aux directives d'accessibilité au contenu Web (WCAG) 2.0 du World Wide Web Consortium, initialement au niveau A et augmentant jusqu'au niveau AA .

     À compter du 1er janvier 2021, les sites Internet et le contenu Web publiés après le 1er janvier 2012 doivent être conformes aux WCAG.

     2.0 Niveau AA, tel que requis par le Règlement.

5. Normes pour les clients

   Principes directeurs et champ d'application

   La Société s'engage à offrir un service d'excellence à tous ses clients, y compris les personnes handicapées, et déploiera des efforts raisonnables pour garantir que ses politiques, pratiques et procédures sont conformes aux principes suivants :

   1. Les services de la Société (p . ex. événements, séminaires , ateliers, cours) et les installations sont fournis d’une manière qui respecte la dignité et l’indépendance des personnes handicapées;

   2. La fourniture des services et des installations de la société aux personnes handicapées et aux autres personnes est intégrée dans la mesure du possible, à moins qu'une mesure alternative ne soit nécessaire, de manière temporaire ou permanente, pour permettre à une personne handicapée d'obtenir, d'utiliser ou de bénéficier des services ;

   3. Les personnes handicapées ont les mêmes possibilités que les autres d'obtenir, d'utiliser ou de bénéficier des services de la société ; et

   4. La société communique avec les personnes handicapées d'une manière qui tient compte de leur handicap.

   Afin d'assurer le meilleur service possible à la clientèle, la société encourage une communication ouverte dans les deux sens et attend des personnes handicapées qu'elles fassent part de leur besoin d'aménagement ou d'assistance s'il n'est pas évident de savoir comment ce besoin peut être satisfait.

   Communication, personnes de soutien, animaux d'assistance et appareils d'assistance

   La Société s'engage à communiquer avec les personnes handicapées en tenant compte de leur handicap . Elle collaborera avec elles pour leur fournir des moyens de communication alternatifs répondant à leurs besoins dans les meilleurs délais, pour leur fournir des informations dans un format adapté à leurs besoins et, si le téléphone ou les autres moyens de communication utilisés ne conviennent pas aux besoins du client, pour leur fournir des moyens de communication alternatifs, dans la mesure requise par la loi.

   Les personnes handicapées peuvent utiliser leurs propres appareils fonctionnels, un animal d'assistance (tel que défini par les Normes de service à la clientèle du Règlement) ou être accompagnées d'une personne de soutien (tel que défini par les Normes de service à la clientèle du Règlement) pour bénéficier des services fournis par la Société. Les animaux d'assistance sont autorisés dans les parties de nos locaux ouvertes au public ou à des tiers, sauf interdiction légale .

   La Société peut exiger qu'une personne handicapée soit accompagnée d'une personne de soutien, mais seulement si, après avoir consulté la personne handicapée et examiné les preuves disponibles, la Société détermine que la personne de soutien est nécessaire pour protéger la santé et la sécurité de la personne handicapée ou d'autres personnes sur le lieu de travail.

   locaux, et il n’existe aucun autre moyen raisonnable de protéger la santé ou la sécurité de la personne handicapée ou des autres personnes présentes dans les locaux.

   Formation au service à la clientèle

   Comme indiqué ci-dessus, la Société offre des formations conformément au Règlement. Ces formations comprennent des instructions sur :

   • Les objectifs de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et les exigences des Normes de service à la clientèle;

   • Comment interagir et communiquer avec des personnes souffrant de différents types de handicaps ;

   • Comment interagir avec les personnes handicapées qui utilisent un dispositif d'assistance ou l'aide d'un chien guide ou d'un autre animal d'assistance ou l'aide d'une personne de confiance ;

   • Comment utiliser tout équipement ou dispositif qui peut être disponible dans les locaux de la Corporation ou qui peut être fourni par la Corporation et qui peut aider à fournir les services de la Corporation à une personne handicapée ;

   • Que faire si une personne atteinte d'un type particulier de handicap éprouve des difficultés à accéder aux services de la société ?

   • Les politiques, pratiques et procédures actuelles de la société concernant les normes de service à la clientèle et la fourniture de biens, de services ou d'installations aux personnes handicapées.

   Avis de perturbations temporaires

   La Société avisera les personnes handicapées en cas d'interruption de service, prévue ou imprévue, dans leurs installations . Cet avis précisera le motif et la durée prévue de l'interruption, ainsi qu'une description des services ou installations de remplacement, le cas échéant . Il sera transmis par courriel ou sous un autre format accessible, au besoin.

6. Normes d'emploi

   La Société se conformera aux exigences des normes en matière d'emploi énoncées dans le règlement. Les normes d'emploi s'appliquent aux salariés, et non aux bénévoles ou autres personnes non rémunérées.

   Recrutement

   L'entreprise s'engage à mettre en place des pratiques d'emploi équitables et accessibles qui permettent d'attirer et de retenir les employés handicapés. Il s'agit notamment d'assurer l'accessibilité à tous les stades du cycle de l'emploi.

   La Société informera tous les candidats de la disponibilité d'aménagements pour les personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement. Lorsque les candidats sont sélectionnés individuellement pour participer à une procédure d'évaluation ou de sélection, ils sont informés que des aménagements sont disponibles sur demande pour cette procédure.

   Si un candidat sélectionné demande un aménagement, la Société le consultera et lui fournira ou organisera un aménagement approprié, en tenant compte de ses besoins.

   Lorsqu'un candidat retenu demande un aménagement, la Société consulte le candidat et prévoit la mise à disposition d'un aménagement adapté en tenant compte des besoins du candidat en matière d'accessibilité.

   Notification des employés

   La Société doit informer ses employés de ses politiques utilisées pour soutenir les employés handicapés, y compris, mais sans s'y limiter, les politiques sur la fourniture d'aménagements de travail qui tiennent compte des besoins d'accessibilité d'un employé en raison d'un handicap .

   Ces informations seront fournies comme suit :

   1. Aux nouveaux employés dès que possible après leur entrée en fonction ;

   2. Aux employés existants, chaque fois qu'il y a un changement dans les politiques existantes sur la fourniture d'aménagements de postes qui prennent en compte les besoins d'accessibilité d'un employé en raison d'un handicap.

   Formats accessibles et supports de communication

   À la demande d'un employé handicapé, la société consulte l'employé pour lui fournir ou organiser la fourniture de formats accessibles et de supports de communication :

   1. les informations nécessaires à l'accomplissement du travail de l'employé ; et

   2. Informations généralement accessibles aux employés sur le lieu de travail .

      Ces demandes doivent être adressées au directeur des ressources humaines et l'entreprise consultera l'employé qui en fait la demande pour déterminer si un format accessible ou un support de communication convient.

      Plans d'hébergement individuels {!AP}

      La Société a élaboré un processus écrit de planification d'adaptation individuelle pour les employés en situation de handicap. Ce processus comprend les éléments suivants :

      1. La manière dont le salarié qui demande un aménagement peut participer à l'élaboration du plan d'aménagement individuel.

      2. Les moyens par lesquels le salarié est évalué sur une base individuelle.

      3. la manière dont l'employeur peut demander une évaluation par un expert médical ou autre, aux frais de l'employeur, pour l'aider à déterminer si des aménagements peuvent être réalisés et, le cas échéant, comment ils peuvent l'être.

      4. Les mesures prises pour protéger la confidentialité des renseignements personnels de l’employé .

      5. La fréquence à laquelle le plan d’adaptation individuel sera révisé et mis à jour et la manière dont cela sera fait .

      6. Les moyens de fournir le plan d’adaptation individuel dans un format qui prend en compte les besoins d’accessibilité de l’employé en raison de son handicap .

      7. Si un plan d'adaptation individuel est refusé, les raisons de ce refus seront communiquées à l'employé.

   Sur demande, les plans d'adaptation individualisés comprendront toute information concernant les formats accessibles et les aides à la communication fournies, ainsi que, si nécessaire, des informations individualisées sur les interventions d'urgence en milieu de travail. Ils identifieront également toute autre mesure d'adaptation à prévoir .

   Retour au travail

   La Société a mis en place un processus de retour au travail pour les employés absents du travail en raison d'un handicap et nécessitant des mesures d'adaptation pour leur retour au travail. Ce processus est documenté et décrit les étapes que la Société suivra pour faciliter le retour au travail. Des plans d'adaptation individualisés seront utilisés dans le cadre du processus de retour au travail, le cas échéant.

   Gestion des performances, développement de carrière, avancement et redéploiement

   Les processus de gestion des performances liés à l'évaluation et à l'amélioration des performances, de la productivité et de l'efficacité des employés tiendront compte des besoins d'accessibilité des employés handicapés, ainsi que des plans d'adaptation individuels.

   La société tiendra compte des besoins d'accessibilité de ses employés handicapés ainsi que de tout plan d'adaptation individuel lorsqu'elle offrira à ses employés des possibilités de développement de carrière et d'avancement.

   Si la Société doit réaffecter des employés dans d'autres services ou à d'autres postes au sein de l'organisation à la suite d'une suppression d'emploi, elle tiendra compte des besoins d'accessibilité des employés handicapés ainsi que des plans d'adaptation individuels.

   Informations sur les interventions d'urgence sur le lieu de travail

   La Société fournit des informations personnalisées sur les mesures d'urgence à prendre sur le lieu de travail aux employés handicapés, si le handicap est tel que des informations personnalisées sont nécessaires et si l'employeur est conscient de la nécessité d'un aménagement en raison du handicap de l'employé.

   Si l'employé qui reçoit des informations sur les mesures d'urgence à prendre sur le lieu de travail a besoin d'aide, et avec le consentement de l'employé, la Société fournira les informations sur les mesures d'urgence à prendre sur le lieu de travail à une personne désignée par la Société pour fournir de l'aide à l'employé. Cela se fera dès que possible après avoir pris connaissance de la nécessité d'un aménagement en raison du handicap de l'employé.

7. Conception des espaces publics

   Les bureaux de l'Institut Vector, situés au 108, rue College , bureau W1140, sont accessibles . La Société se conformera aux exigences de conception des espaces publics lors de toute rénovation future, dans la mesure requise par le Règlement, et entretiendra les espaces publics conformément au Règlement .

8. Affichage/disponibilité

   Cette politique et ce plan sont accessibles au public sur le site Web de la Société et seront fournis dans un format accessible sur demande. La Société tiendra compte du handicap de toute personne demandant un format accessible ou une aide à la communication pour déterminer le format ou l'aide approprié à fournir .

9. Questions

Pour toute demande d'information dans un format accessible et toute question concernant la politique d'accessibilité de la Société, veuillez contacter media@vectorinstitute.ai et/ou le directeur des ressources humaines et des services généraux ou le chef des opérations et des finances.

Dernière mise à jour : 11 novembre 2024

Date d'approbation de la politique : 6 décembre 2017

Politique approuvée par : le conseil d'administration

Politique de diversité et d'inclusion

1. Objectif

   La présente politique vise à exprimer l'engagement de Vector Institute (« la Société ») en faveur d'un milieu de travail diversifié et inclusif. Elle énonce cet engagement et décrit une stratégie globale de mise en œuvre.

2. Engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion

   Vector reconnaît qu'une organisation diversifiée et inclusive est essentielle à la capacité de la Société à réaliser sa vision, qui est de favoriser l'excellence et le leadership dans la connaissance, la création et l'utilisation de l'intelligence artificielle au Canada et d'améliorer la vie des Canadiens et des Canadiennes. Il est également essentiel de permettre à la Société d'attirer les meilleurs talents mondiaux, axés sur l'excellence de la recherche et l'innovation.

   La Société s'engage à maintenir un environnement de travail qui promeut et soutient activement les droits de la personne . Son soutien à la diversité repose sur son engagement à créer un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement, tel que défini dans le Code des droits de la personne de l'Ontario, où chacun est traité avec respect et dignité. La Société s'efforce continuellement de favoriser et de maintenir un environnement de travail diversifié et inclusif, où la diversité est acceptée et où chacun a des chances égales de réussir.

3. Champ d'application

   Cette politique s'applique à tous les employés (permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein), aux professeurs, aux employés détachés, aux bénévoles et aux étudiants/stagiaires . Elle s'applique également au Conseil d'administration .

4. Notre plan

   La société prend des mesures proactives pour garantir l'inclusion de populations diverses dans tous les domaines de l'organisation. L'entreprise s'engage à faire en sorte que les individus se sentent valorisés, respectés et soutenus. La stratégie de l'entreprise en matière de recrutement, de fidélisation et d'avancement pour améliorer la diversité peut inclure :

   • Prendre en compte la diversité et l'inclusion lors de l'évaluation des besoins, des objectifs et des risques de l'organisation ;

   • Communiquer les objectifs de diversité et d’inclusion à tous les employés, professeurs, employés détachés, étudiants et stagiaires ; et

   • Examiner les politiques, pratiques et procédures actuelles sous l'angle de la diversité, afin de garantir l'élimination des obstacles et le soutien à l'inclusion.

5. Responsabilités

   La création d'un milieu de travail inclusif exige le travail de chaque membre de la communauté Vector, y compris les employés, les professeurs, les employés détachés, les bénévoles et les étudiants/stagiaires . L'engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion doit être instauré par la direction et se diffuser dans toute l'entreprise.

   La diffusion des valeurs exprimées dans la présente déclaration incombe au président-directeur général, au directeur de l'exploitation et au directeur des ressources humaines et des services généraux, et s'inscrit dans le cadre du rôle de chacun au sein de l'organisation.

   Institut Vecteur

   Campus d'innovation Schwartz Reisman

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6. Politiques en matière de droits de l'homme

   La Société a mis en place des politiques visant à prévenir la violence, le harcèlement et la discrimination et à promouvoir l'inclusion. La présente déclaration doit être lue conjointement avec ces politiques .

7. Amendement

La présente politique sera réexaminée aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an. La présente politique peut être modifiée par le conseil d'administration.

Dernière mise à jour : 11 novembre 2024

Date d'approbation de la politique : 27 mars 2017

Politique approuvée par : le conseil d'administration

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Politique de lutte contre la drogue et l'alcool sur le lieu de travail

La présente politique sur l'interdiction de la consommation de drogue et d'alcool sur le lieu de travail (la « Politique ») s'applique à tous les membres de la communauté de l'Institut Vector (« Vector »), y compris les employés (permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein), les professeurs, les employés détachés, les bénévoles et les étudiants/stagiaires. Elle s'applique également au conseil d'administration.

1. Définitions

   Aux fins de la présente politique :

   1. Une « drogue » est une substance (naturelle ou synthétique) qui, lorsqu'elle est inhalée, injectée, insérée, fumée, consommée, absorbée par un timbre cutané, avalée, dissoute dans la bouche ou ailleurs dans le corps, ou ingérée de toute autre manière, provoque un changement physique, physiologique ou psychologique dans l'organisme qui affecte ou altère la capacité d'une personne à fonctionner, ou réduit sa capacité à réagir ou à répondre à des situations. Cela inclut spécifiquement les substances légales et illégales, comme le cannabis, et inclut toutes les drogues, qu'elles soient ou non médicalement nécessaires, et qu'elles soient ou non utilisées conformément à une ordonnance ou aux instructions d'un médecin ou autrement .

   2. Un médicament est « médicalement requis » lorsqu'il a été prescrit légalement par un professionnel de la santé réglementé (p . ex., un médecin agréé) ou pris sous ses conseils et sa supervision. Dans le cas du cannabis, un médicament est « médicalement requis » si une personne est autorisée à posséder du cannabis à des fins médicales personnelles, conformément à la loi fédérale applicable . Lorsqu'une personne affirme qu'un médicament est médicalement requis, Vector se réserve le droit de demander une vérification au moyen de documents médicaux.

2. Principes

   Cette politique reflète l'attente de Vector que tous les membres de sa communauté soient et demeurent aptes au travail . Elle reflète également l'engagement de Vector à accompagner et à accompagner les employés qui recherchent un soutien en matière de réadaptation pour une dépendance à la drogue ou à l'alcool.

   Cette politique reflète également l'engagement de Vector en faveur de la santé et de la sécurité de tous les membres de sa communauté, en mettant en œuvre des attentes claires concernant l'affaiblissement des facultés dû à l'alcool ou aux drogues, et l'interdiction de l'usage et de la possession d'alcool et de drogues sur le lieu de travail.

3. Restrictions d'utilisation

   Chaque membre de la communauté Vector est tenu d'arriver au travail en bonne forme physique et de se comporter de manière sécuritaire et légale. Qu'une personne consomme une drogue pour des raisons médicales ou à des fins récréatives, il lui incombe de veiller à ce que la drogue ou l'alcool ne l'affecte pas au travail.

   Les comportements suivants sont interdits dans les locaux de VECTOR et pendant le temps de travail, sauf autorisation expresse de la direction de VECTOR :

   Institut Vecteur

   Campus d'innovation Schwartz Reisman

   108, rue College , bureau W1140 I Toronto , ON I MSG 0C6

   vectorinstitute.ai

   1. Posséder, consommer ou utiliser de l'alcool ou toute drogue. Ceci inclut notamment, mais sans s'y limiter, le cannabis (que ce soit pour des raisons médicales ou non) .

   2. Distribuer, offrir, acheter ou vendre des drogues, des accessoires de drogue ou de l'alcool.

   3. Fumer ou tenir du tabac ou du cannabis allumé (que ce soit médicalement requis ou non), ou utiliser une cigarette électronique .

   4. être inapte au travail en raison de l'utilisation, de la consommation ou de l'affaiblissement des facultés par l'alcool ou les drogues de toute nature (y compris les médicaments délivrés sur ordonnance).

4. Usage médical

   Il est de la responsabilité de chaque personne de s'assurer qu'elle est consciente des effets de sa consommation d'alcool ou de toute drogue (y compris un médicament sur ordonnance) et de la signaler si nécessaire. Toute personne consommant de l'alcool et/ou des drogues est tenue de consulter son médecin afin de s'assurer que la substance n'altère pas sa capacité de travail et de signaler toute consommation de drogue ou d'alcool entraînant une altération des capacités de travail.

   Si un médicament est médicalement nécessaire et qu'il doit être pris pendant les heures de travail ou qu'il est susceptible d'entraîner des troubles pendant le travail, la personne concernée est tenue d'en informer les ressources humaines de VECTOR. VECTOR s'acquittera de son obligation de prendre des mesures d'adaptation, dans la mesure où cela ne constitue pas une contrainte excessive, à l'égard des personnes handicapées qui consomment des médicaments nécessaires à leur état de santé.

5. Programme d'aide aux employés

   Vector reconnaît que la sensibilisation, les programmes d'éducation, le dépistage précoce et le traitement des personnes dans le besoin sont essentiels au maintien d'un milieu de travail sûr et sain . Cette politique respecte la dignité et la confidentialité des personnes et accorde une priorité au bien-être des employés ayant une dépendance à l'alcool ou aux drogues. Vector s'engage à aider et à accommoder raisonnablement, au besoin, les employés qui divulguent volontairement une dépendance à l'alcool ou aux drogues, et à soutenir la mise en œuvre de cette politique dans le respect de la dignité et de la confidentialité des personnes.

   Les employés de Vector, y compris les professeurs, peuvent utiliser les services de conseil et de traitement disponibles via le programme d'aide aux employés (PAE), d'autres établissements agréés ou des services de soutien communautaire autorisés à fournir un traitement pour les dépendances à l'alcool et aux drogues.

6. Responsabilités

   La gestion des vecteurs devrait :

   1. Communiquer la présente politique aux membres de la communauté Vector.

   2. Respecter ses obligations en matière d'aménagements pour les personnes qui déclarent prendre des médicaments médicalement nécessaires.

   3. Aider les employés à accéder au PAE de Vector.

   4. Aider et encourager l'utilisation de conducteurs désignés, de taxis et de transports en commun s'il existe une probabilité de conduite en état d'ébriété lors d'une activité professionnelle en dehors des heures normales de travail qui pourrait impliquer la consommation de drogues ou d'alcool.

      Les autres membres de la communauté Vector sont censés :

      1. Respectez les dispositions de cette politique et informez Vector de toute violation présumée de cette politique.

      2. Communiquez à Vector s'ils ont une dépendance à la drogue ou à l'alcool afin qu'il puisse évaluer les options d'adaptation raisonnable .

      3. Informez Vector de toute consommation de drogues ou d'alcool susceptible de nuire à votre santé . Si la consommation de drogues est médicalement requise, Vector fournira les aménagements raisonnables nécessaires.

      4. Comportez-vous de manière socialement responsable et raisonnable à tout moment lors de toute fonction liée au travail .

7. Violations de cette politique

   Tout employé qui enfreint la présente politique sera tenu pour responsable et pourra faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Les autres personnes qui enfreignent la présente politique peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires adaptées à leur relation avec Vector.

   Aucune sanction disciplinaire ne sera prise à l'encontre d'une personne ayant révélé volontairement une dépendance à l'égard de drogues ou d'alcool ou l'utilisation d'un médicament médicalement nécessaire, à moins que Vector n'ait déjà entamé une enquête sur une violation potentielle de la présente politique au moment où cette révélation a été faite.

8. Amendements

VECTOR se réserve le droit de modifier, remplacer ou révoquer la présente Politique à tout moment. Les membres de la communauté VECTOR seront informés de toute modification future et devront se familiariser avec la version en vigueur de la présente politique et s'y conformer.

Dernière mise à jour : 17 janvier 2025

Date d'approbation de la politique : 26 septembre 2018

Politique approuvée par : Directeur des opérations et des finances

Politique en matière de propriété intellectuelle

La vision de Vector

L'Institut Vector favorisera l'excellence et le leadership dans les connaissances, la création et l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) au Canada afin de favoriser la croissance économique et d'améliorer la vie des Canadiens .

La mission de Vector

• Vector dirigera les efforts de l’Ontario visant à bâtir et à maintenir l’innovation, la croissance et la productivité fondées sur l’IA au Canada en mettant l’accent sur le potentiel transformateur de l’apprentissage profond et de l’apprentissage automatique .

• Vector, en collaboration avec ses partenaires en IA dans d’autres régions du Canada, travaillera avec l’industrie et les institutions publiques canadiennes pour s’assurer qu’elles disposent des personnes, des compétences et des ressources nécessaires pour être les meilleures de leur catégorie dans l’utilisation de l’intelligence artificielle.

• Vector soutiendra les pôles d’innovation du Canada en matière d’intelligence artificielle et se concentrera sur l’aide aux startups pour qu’elles deviennent des leaders mondiaux basés au Canada.

• Vector attirera les meilleurs talents mondiaux axés sur l'excellence de la recherche ; ses chercheurs et partenaires universitaires feront partie d'une communauté dynamique de résolveurs de problèmes innovants, travaillant dans plusieurs disciplines sur des recherches à la fois motivées par la curiosité et appliquées.

À cette fin :

Définition de la propriété intellectuelle (PI)

La propriété intellectuelle (PI), telle que définie par l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle, est une création de l'esprit. La PI comprend les inventions, les œuvres littéraires et artistiques, les dessins et les symboles, ainsi que les noms et les images utilisés dans les affaires.

Selon des définitions largement répandues, la PI créée en tout ou en partie en utilisant les ressources de Vector (y compris ses locaux et ses ressources informatiques), en participant à des projets de Vector ou en exécutant les tâches liées à l'emploi de Vector est définie comme étant la PI créée par Vector.

La propriété intellectuelle est souvent créée par plusieurs personnes de concert. Le formulaire de divulgation de propriété intellectuelle de Vector comprendra la liste complète des créateurs et la part de crédit qu'ils attribuent à chacun. Si la propriété intellectuelle est créée en partie à partir des ressources de Vector et également par/au sein d'une ou plusieurs autres organisations, elle reste une création de Vector et sera considérée comme relevant ou non de la politique de propriété intellectuelle de Vector, conformément à l'accord d'affiliation signé avec les autres institutions concernées .

La recherche universitaire a une longue tradition d'évaluation des revendications de nouveauté, des idées, des mécanismes et des mises en œuvre dignes d'intérêt, principalement par le biais d'un processus d'examen scientifique par un ensemble de pairs universitaires impartiaux. Il ne s'agit pas du processus utilisé par le droit de la propriété intellectuelle et il ne faut pas le confondre avec les concepts d'invention, de droits de l'inventeur ou de résolution des litiges qui sont utilisés dans le monde des affaires et dans le droit.

Dans ce document, nous ne nous intéressons qu'aux concepts utilisés dans le droit de la propriété intellectuelle et dans le monde des affaires.

Institut Vecteur

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vectorinstitute.a i

Stratégie et principes

Le droit de la propriété intellectuelle sert à protéger les investissements réalisés pour développer la propriété intellectuelle. Les entreprises en activité protègent les revenus de leurs produits en empêchant d'autres entreprises de porter atteinte à leurs droits de propriété intellectuelle et en obtenant des paiements et des pénalités de la part des entreprises qui portent atteinte à leurs droits. Toutefois, il n'existe pas de tests simples, rapides, peu coûteux, prévisibles et incontestables pour déterminer la validité d'une revendication de propriété intellectuelle ou sa violation. Il faut généralement beaucoup de temps et d'argent pour tester la validité et la contrefaçon des revendications de PI, et les résultats ne peuvent pas être garantis.

Par conséquent, les entreprises qui recherchent une protection des investissements en propriété intellectuelle ne s’appuient pas sur une ou un petit nombre de revendications de propriété intellectuelle ; elles adoptent une approche de portefeuille, investissant continuellement dans la génération de revendications de propriété intellectuelle spécifiques à l’entreprise en tant que composante du développement de leurs produits commerciaux .

En conséquence, Vector éduquera et conseillera sa communauté de recherche afin qu’elle suive les meilleures pratiques lors de la recherche de protection et de la commercialisation de la propriété intellectuelle .

• La politique de Vector est de favoriser le développement économique du Canada, de l'Ontario et du corridor Toronto-Waterloo en facilitant l'invention, la protection et la commercialisation efficaces de la propriété intellectuelle par sa communauté de chercheurs. La politique de Vector met l'accent sur le développement économique par la création d'entreprises canadiennes en démarrage, codirigées par les personnes qui possèdent les compétences techniques les plus immédiates et la compréhension de cette nouvelle propriété intellectuelle, c'est-à-dire les inventeurs.

• Cette politique vise à protéger les inventions développées par les membres du corps professoral de Vector, les membres affiliés du corps professoral, les chercheurs, les boursiers postdoctoraux, les membres affiliés du troisième cycle et les étudiants-chercheurs (collectivement, les chercheurs de Vector).

• Les commanditaires industriels de Vector, tous canadiens ou exploitant d'importantes installations de recherche et développement en intelligence artificielle au Canada, concluent des accords avec Vector prévoyant des avantages de parrainage. Ces avantages n'incluent pas les droits sur la propriété intellectuelle créée par Vector.

• Les commanditaires peuvent toutefois conclure des accords supplémentaires (souvent appelés recherche commanditée) avec Vector et des chercheurs spécifiques. Ces accords supplémentaires régissent la collaboration et la commercialisation de la propriété intellectuelle issue de projets futurs spécifiques, selon un accord mutuel. La politique de Vector est de négocier des accords supplémentaires favorisant le développement économique et les institutions canadiennes .

• La clarté des pratiques en matière de propriété intellectuelle est primordiale. Les pratiques et les politiques de Vector en matière de PI utilisent un langage fort pour offrir à ses chercheurs et à ses partenaires une plate-forme solide pour leurs droits et privilèges dans l'exploitation de la PI créée par Vector. VECTOR fournira également de la formation et des ressources sur une base continue afin de promouvoir la clarté et les meilleures pratiques en ce qui a trait aux pratiques et aux politiques de VECTOR en matière de PI.

• Vector aidera ses chercheurs sur le chemin de la commercialisation à travers :

  • Des sessions de formation dispensées par des experts internes et externes couvrant des sujets tels que la propriété intellectuelle (par exemple, la protection, la défense, la stratégie et la maximisation), les contrats, les accords de recherche parrainée, ainsi que des sujets tels que la manière de trouver un produit adapté au marché, la constitution d'une équipe et d'autres programmes pertinents spécifiques à l'entreprise.

  • Présentation et exposition à des ressources de commercialisation appropriées qui soutiennent les entrepreneurs et le développement des startups .

  • Des sessions animées avec des fondateurs de startups et des sociétés de capital-risque qui ont réussi et qui fournissent des liens avec des communautés d'entrepreneurs expérimentés.

• Vector encourage et aide ses chercheurs à utiliser la propriété intellectuelle créée par Vector afin d'offrir des avantages aux entreprises canadiennes qui s'engagent dans la recherche et le développement (R-D) et qui prospèrent au Canada.

• Vector contrôlera initialement la propriété intellectuelle créée par Vector et offrira un accès clair à la propriété intellectuelle des entrepreneurs . Cela garantira la rigueur et l'efficacité des processus de documentation, d'octroi de licences et de gestion de la propriété intellectuelle créée par Vector, clarifiant ainsi son utilisation, son octroi de licences et sa propriété.

• VECTOR et ses chercheurs sont affiliés à de multiples institutions et universités dont les politiques en matière de propriété intellectuelle et de commercialisation varient. Ainsi, la politique de Vector en matière de propriété intellectuelle ne doit pas inciter indûment les chercheurs à désavantager leur établissement d'origine.

• Comme l'Université de Toronto est la principale université affiliée qui compte le plus grand nombre de chercheurs coemployés, la présente politique vise à ce qu'un chercheur de VECTOR qui commercialise la PI conformément aux politiques de VECTOR reçoive la même proportion du produit de la commercialisation qu'un chercheur qui commercialise la PI par l'entremise de l'Université de Toronto recevrait en vertu de sa politique sur les inventions.

  Policy on Intellectual Property {IP)

• The world’s IP protection laws favour the first inventor to file for protection. Accordingly, the best protection for IP is achieved by prompt disclosure and registration. Vector researchers will cooperate in promptly disclosing and registering Vector-created IP as may be requested.

• Vector researchers will remain free to publish.

• Vector-created IP shall be initially owned by Vector to ensure rigour and effective process. Vector shall establish and control the exclusive right to register, commercialize, and use Vector-created IP.

• The benefits derived by exploitation of Vector-created IP will be achieved through licenses that may contain payments of royalties, equity, or other mechanisms as appropriate.

• When this policy grants entitlement to a decision or action to inventors, the decision cannot be made without agreement from a subset of inventors whose attributed creation credit forms a simple majority (>50%). In the event agreement cannot be reached all inventing parties will agree to binding arbitration.

• Vector researchers are entitled to a Preferred Access license to Vector-created IP in which they are majority originators and when the Vector-created IP license is used for the purpose of establishing a new startup company co-founded by said researcher(s).

• Preferred Access is an option to obtain a worldwide royalty free exclusive license. This license will be convertible to an irrevocable assignment (i.e., ownership) to the company once $1,500,000 of investment has been raised or

  $2,000,000 dollars of revenue has been recognized by reputable auditors.

• Before a license to Vector-created IP has been irrevocably assigned, Vector reserves the right to review business plans and milestones of startup companies at periodic intervals (e.g., annually), to ensure the company is contributing to the Canadian Al ecosystem

• For 6 months from the date of disclosure, inventors of Vector-created IP will have an option to exercise a Preferred Access license to this IP. If the option period expires with the option to license unexercised or the inventors decline in writing to commercialize the Vector-created IP invented, Vector may seek potential licensors of the Vector-created IP for commercial purposes on a royalty-bearing or other financial arrangement basis (i.e., equity, upfront lump sum payment, or other).

• Companies that either suspend operations, lose eligibility, or fail to qualify for irrevocable assignment within 10 years, are deemed to be not contributing to the Canadian Al ecosystem and could, at Vector’s discretion, lose access to Vector-created IP.

• Startup companies, co-founded by Vector researchers and having exercised preferred access license to Vector­ created IP, shall provide Vector with two equity warrants1, the second of which is designed as an incentive for the startup to remain in Canada.

  • The first warrant entitles Vector to obtain, at zero price to Vector, 2.5% of the equity of the company.

    The number of shares obtained by this warrant’s exercise is determined at the time of irrevocable assignment. This first warrant shall be executed at the time of the irrevocable assignment.

  • The second warrant entitles Vector to obtain, also at zero price to Vector, an additional 2.5% of the equity of the company (where the number of shares obtained by the exercise of this warrant is also determined at the time of the irrevocable assignment). However, the second warrant cannot be executed while the startup company is a Canadian Controlled Private Company with annual revenues of less than $50,000,000.

• Vector researchers are entitled to a non-exclusive royalty free license to use all Vector-created IP in and for their research.

  Policy on Commercialization

• To make decisions relating to day-to-day commercialization activities, Vector’s CEO shall be assisted by a committee of Vector researchers, and the CEO shall also consult with and consider representations made by the researcher(s) who invented (i.e., were identified in the disclosure of) the Vector-created IP in question.

• Vector may, acting reasonably, impose other terms and conditions, and the terms will generally be Fair, Reasonable and Non-Discriminatory (FRAND).

• In order to encourage Vector researchers that are not interested in creating startup companies to engage in commercialization activities, when licensing Vector-created IP to other firms, net revenues (i.e., after costs) from licensing will be shared with the researchers who invented the Vector-created IP on a 60% [inventor(s)] /40% [Vector] or 75% [inventor(s)]/25% [Vector] basis, according to inventors’ preference. The 60/40 split pertains to Vector leading and funding the patenting and licensing process and the 75/25 pertains to the inventor(s) leading and funding the patenting and licensing efforts.

  Assistance to Researchers for Commercialization and Contracted Research

• Vector shall provide its researchers with reasonable support required for the commercialization of Vector­ created IP, the formation of startup companies, the conduct of contract research and contracting for other external activities of the researchers.

  Policy on Contracted Research and External Activities

• Vector encourages researchers to conduct research funded by the private sector and other partners as approved by the CEO; resources may be allocated from within Vector to assist Vector researchers to negotiate appropriate agreements. The form and substance of all such agreements shall be acceptable to the CEO in light of Vector’s vision and mission.

• It is expected that this policy will prevail in any academic research interaction between Vector researchers and others, unless Vector has agreed to other provisions in an affiliation agreement.

  Other

• In order to effectively commercialize different types of Vector-created IP, the CEO may provide for different licensing terms and conditions for each type of IP created.

• This policy is subject to change.

1 A warrant entitles the holder to buy the underlying stock at a predetermined price.

Last Updated: Novembre 13, 2023

Policy Approval Date: Mai 30, 2019

Policy Approved By: Board of Directors

Appropriate Use of Information Communications Technology Policy

1. Purpose

   Vector provides its technology systems, services, and data (“Technology Assets”) to support its research, educational, and administrative mandates. Vector’s Technology Assets must be used in a manner consistent with its status as a not-for-profit corporation, with all related and supporting technology and data governance policies, in accordance with its Code of Conduct, and in compliance with all applicable federal and provincial laws.

   The Appropriate Use of Information Communications Technology Policy outlines requirements and responsibilities of any individual being given access to Vector’s Technology Assets in order to safeguard these assets from accidental or intentional misuse.

2. Scope

   This Appropriate Use of ICT Policy (the “Policy”) applies to anyone who is granted permanent or temporary access to Vector’s Technology Assets.

   As a user of Vector’s Technology Assets, you may have access to valuable internal and external technology systems, services, and data including sensitive information, which you are expected to use in a responsible, ethical, and legal manner.

   Your actions should not adversely affect the ability of others to use these assets, nor compromise the security and privacy of sensitive information.

   This Policy covers all of Vector’s Technology Assets, as well as the services that are provided through them, including, without limitation, email, internet access, wireless network services, telephone, voicemail, and other technologies, including social networking channels.

   The Policy also applies to personal devices connected to Vector’s network such as a personal laptop, mobile device, or WiFi-enabled device.

3. Policy Principles

   Users are responsible for familiarizing themselves with, and abiding by, policies and regulations regarding the appropriate use of technology assets, including Vector’s Code of Conduct, Workplace Harassment, and other related policies found on the Policy page of the Vector website.

   Ignorance of Vector policies does not negate the requirement to comply with said policies. Vector is committed to maintaining respect for the core value of academic freedom.

   While Vector does not censor information on its networks and servers, it will act on allegations regarding the distribution of unlawful material, the use of its Technology Assets to direct abusive, threatening, or harassing communication at any individual or group of individuals, or any other inappropriate use of its Technology Assets.

   Access to Vector’s Technology Assets is a privilege, accompanied by a corresponding obligation to behave responsibly.

   This includes, but is not limited to, the following:

   1. Privacy: Vector respects the privacy of electronic files stored or distributed on its servers and networks; however, unless expressly provided otherwise, these files remain the property of Vector and can be accessed

      Vector Institute vectorinstitute.ai

      Schwartz Reisman Innovation Campus

      108 College St., Suite W1140 | Toronto, ON | M5G 0C6

      and inspected at any time at the direction of the CEO, COFO, CDO, or CIO. Individuals using Vector’s Technology Assets recognize that they have a limited expectation of privacy therein.

      Vector has the right, but not the obligation, to audit and inspect usage of its Technology Assets at its discretion for the purposes of oversight for audit and inspection, compliance with terms of use, enforcement of government accountability agreements, and other agreements that Vector may enter into, and compliance with laws and regulations.

      Unauthorized access to any Technology Asset user of another individual’s electronic information is a violation of this Policy.

   2. Inappropriate use of Technology Assets: Every user of Vector’s Technology Assets must use the Assets in an appropriate manner. Inappropriate use includes, but is not limited to, the following:

      1. Use of Technology Assets for non-Vector related activities, outside of incidental personal use. Incidental personal use may not interfere with Vector’s activities, and personal use may not result in additional cost to Vector.

      2. Use of Technology Assets to operate or advertise a business or other commercial enterprise that has not been authorized in advance by authorized Vector personnel.

      3. Use of Technology Assets to access, create, publish, process, download, or communicate material, information or content that is illegal (including in violation of the Ontario Human Rights Code, copyright, intellectual property or other laws, guidelines or agreements), infringing, privacy invasive, pornographic, obscene, abusive, derogatory, defamatory, offensive, harmful, tortuous, hateful, racially, ethnically or otherwise objectionable, discriminatory, harassing, threatening, or violent in nature. Any activity contravening Vector’s Code of Conduct goes against this Policy.

      4. Attempting to, or actually, violating or infringing any other person’s intellectual property and related rights (including copyright).

      5. Intentional interference with the normal operation of Technology Assets including, but not limited to, spreading malware, rootkits, viruses, using unsecure IT hardware such as data storage devices, flooding the network with messages, sending chain letters or solicitations, excessive streaming or other use of bandwidth, attempting to disable or compromise the security of information, etc.

      6. Vandalising or attempting to vandalise or damage any Technology Asset.

      7. Using, publishing, downloading, communicating, uploading or distributing any unlicensed or illegal digital content (including data, code, software, media, etc.) in any manner using Vector Technology Assets.

      8. Use of Assets to transmit or post any material or content that encourages conduct that constitutes either a criminal offense or gives rise to civil liability.

      9. Use of Vector Technology Assets to promote specific political opinions, persons, parties, or interests.

      10. Using, publishing, downloading, communicating, uploading or distributing on any Technology Assets any content, material or information that violates any applicable laws or in a manner that may violate any applicable laws.

      11. Providing access to Vector Technology Assets to anyone else (e.g., students, staff, or guests), unless explicitly authorized, in advance and in writing, by Vector.

      12. Accessing any other person’s professional or personal social media accounts, email, data or personal information using Vector Technology Assets without prior express prior written permission from that person.

      13. Use of prohibited technology as identified in Schedule A: Prohibited Technologies List.

   3. Confidentiality and Unauthorized Disclosure of Information: You will not, at any time during your affiliation with Vector or afterwards, disclose to any person any confidential information about Vector, its partners, or its industry sponsors.

      There may be some exceptions when working on projects with industry sponsors; please consult with your immediate supervisor before engaging in any projects. Any disclosures of confidential information (including personal information kept on laptops or devices) outside the proper course of duty will be treated as a breach of this Policy and any applicable contract.

   4. Account Integrity: All Users are responsible for maintaining the integrity of their own Technology Assets, taking reasonable measures to secure their accounts and/or hardware with strong passwords and/or access codes, ensuring software is regularly updated, and any other measures suggested by Vector’s Technology teams, including physical safety and security measures.

      Users must implement appropriate safeguards to secure Technology Assets against theft, damage or unauthorized access. Users shall always ensure that they safeguard confidential information using reasonable measures, at least as stringent as those typically used by the receiving party, to protect personal information.

      Users must also comply with all applicable private and data protection legislation and with related privacy policies as then in effect (e.g., the privacy policies of an affiliated academic institution). Users may not disclose passwords or account information to any other person.

   5. Email/Social Communication Channels: Email use should comply with Vector’s applicable policies without compromising current Technology Assets and safety standards. This includes refraining from activities such as sending spam, “junk mail”, chain letters, or unsolicited mass distribution of email, or opening harmful or malicious links sent by unknown users.

      Individuals must be mindful and must not share any information about: industry sponsors, human resources and personnel-related matters, intellectual property, trade secrets, and any other sensitive information.

      Communications channels include, but are not limited to, Slack, web interfaces, Google Groups, and other social media.

   6. Internet Activity: Any internet usage should adhere to Vector’s policies and practices as well as align with the goal of supporting the administrative, educational, instructional, and research functions of Vector.

      Internet access must not be used to visit illegal websites or to download unrelated, inappropriate files that may contravene the Workplace Harassment or Workplace Violence policies, or any provision of the Ontario Human Rights Code.

      Vector’s Technology team may audit and inspect a user’s internet activity at Vector’s discretion, with confidential reports provided to Vector’s senior leadership for the purposes of oversight, compliance, and security.

   7. Vector Marks: Vector and Vector’s licensors own all rights, title, and interest (including intellectual property rights) throughout the world in, to, and associated with Vector Marks.

      Vector Marks include the trademarks, service marks, logos, and other trade indicia owned by or licensed to Vector. Guests and users do not have and will not acquire any license or right to use any Vector Mark except as expressly permitted under this Policy or as otherwise permitted in writing by Vector.

      Under no circumstances can Vector Marks be used in marketing, advertising, publicity, solicitations, news releases, or promotions that have been disapproved or have not been expressly approved by Vector. The use of Vector Marks in either citation or publication does not provide ownership, rights, or title to such Vector Marks.

   8. Geo-Blocking: To ensure the integrity and security of organizational resources, Vector enforces geo-blocking as one of its cybersecurity controls. Geo-blocking restricts access to and from countries identified as national cybersecurity threats. This measure is designed to safeguard sensitive data and systems from potential external risks originating from these regions. Anyone who is granted permanent or temporary access to Vector Technology Assets is expected to comply with this restriction and must not attempt to bypass or circumvent geo-blocking controls under any circumstances.

   9. Network Access Control: To ensure the integrity and security of its network, Vector employs a Network Access Control (NAC) system to enforce minimum security standards for devices connecting to the corporate network. Only devices that meet minimum security standards will be granted network access to ensure the security of Vector’s network and compliance with internal policies. Anyone connecting to Vector’s network is responsible for ensuring that their devices meet these standards before attempting to connect to the network.

4. Consequences for Non-Compliance

   Vector considers any violation of this Policy to be a serious offense and reserves the right to restrict access to any and/or all Technology Assets in case of a breach. Access may be returned at Vector’s sole discretion.

   In the event of a violation, Vector will exercise its rights to take appropriate disciplinary action in its sole discretion. This may include, but may not be limited to:

   verbal or written warnings;

   rescinding, suspending, and/or restricting access to Technology Assets;

   removal of materials from Vector computer equipment, facilities, and networks; removal of Vector computer equipment, facilities, and networks;

   disciplinary action such as suspensions;

   termination of employment or affiliation; and

   prosecution of charges and reporting a breach to the appropriate regulatory and law enforcement agencies, as well as any affiliated institutions (e.g., hospitals and universities). Such agencies and institutions may, in turn, take their own enforcement actions for cross-appointed personnel such as faculty and researchers.

5. Amendment

   Vector may amend this Policy, and future amendments will be made as Vector’s Technology Assets grow.

   Members of the Vector community will be advised of any future amendments and will be expected to become familiar with and abide by the then-current version of this Policy.

6. Approval

This Policy was approved by the Chief Information Officer and Chief Operations Officer.

Last Updated: Avril 10, 2025

Policy Approval Date: Avril 10, 2025

Policy Approved By: Chief Information Officer and Chief Operations Officer

Schedule A: Prohibited Technologies List

In order to maintain the security, integrity, and efficiency of Vector’s operations, specific software, equipment, and services are prohibited within the organization. These technologies have been deemed inappropriate or unnecessary for business needs, and/or they pose unacceptable security risks to Vector’s Technology Assets.

The prohibited technologies include items that may compromise sensitive information, introduce vulnerabilities, or conflict with Vector’s operational policies and objectives. These restrictions apply to all employees, contractors, and third-party partners when using the organization’s equipment, accessing its services, or connecting to its networks.